Klachtenregeling The Headroom

1. Onze visie op klachten

Bij The Headroom geloven wij in de kracht van het gesprek. Wanneer je ontevreden bent over onze dienstverlening, willen we dat graag van je horen. Niet via een formulier of anoniem bericht, maar door écht met elkaar in gesprek te gaan. Alleen zo kunnen we begrijpen wat er speelt en samen naar een oplossing zoeken.

Tijdens onze trainingen en sessies vragen we nadrukkelijk om feedback. Dit is het moment waarop we het beste kunnen inspelen op wat je nodig hebt. Mocht er toch iets zijn dat je achteraf dwars zit, dan nodigen we je uit om contact met ons op te nemen.

2. Wat verstaan wij onder een klacht?

Een klacht is een schriftelijke uiting van ontevredenheid over de diensten die The Headroom heeft geleverd. Dit kan gaan over de inhoud van een training, de begeleiding of de uitvoering van onze werkzaamheden.

Wat valt niet onder een klacht?

• Anonieme meldingen – zonder naam kunnen wij geen gesprek voeren en dus geen actie ondernemen
• Uitingen over onze bedrijfsvoering in het algemeen
• Feedback die niet gerelateerd is aan een afgenomen dienst

3. Hoe dien je een klacht in?

Stuur je klacht per e-mail naar: klachten@theheadroom.nl

Vermeld in je e-mail:

• Je naam en contactgegevens
• De datum en omschrijving van de training of dienst
• Een duidelijke omschrijving van je klacht
• Wat je van ons verwacht

4. Indieningstermijn

Een klacht dient te worden ingediend binnen 2 maanden na afloop van de betreffende training of coachingsessie. Klachten die na deze termijn worden ingediend, nemen wij niet in behandeling.

De reden hiervoor is dat wij geloven in directe en open communicatie. Hoe langer de tijd tussen een sessie en het moment van feedback, hoe lastiger het voor ons wordt om de situatie goed te reconstrueren en hier iets mee te doen. Feedback is het meest waardevol wanneer het direct gegeven wordt – tijdens of kort na een sessie.

5. Hoe behandelen wij je klacht?

Binnen 7 werkdagen na ontvangst van je klacht nemen wij contact met je op. Ons doel is om in gesprek te gaan en samen tot een oplossing te komen.

Ons proces:

• Wij bevestigen de ontvangst van je klacht
• Wij nemen binnen 7 werkdagen contact met je op voor een gesprek
• Samen zoeken we naar een passende oplossing
• De uitkomst wordt schriftelijk aan je bevestigd

6. Geen externe klachtencommissie

The Headroom beschikt niet over een externe klachten- of geschillencommissie. Ons uitgangspunt is dat we er samen uitkomen door middel van een open en eerlijk gesprek. Wij geloven dat dit de beste manier is om tot een oplossing te komen die voor beide partijen werkt.

Mocht je desondanks behoefte hebben aan een onafhankelijke partij, dan staat het je uiteraard vrij om zelf een externe commissie of mediator in te schakelen.

7. Belangrijk om te weten

Een persoonlijk gesprek is voor ons essentieel. Zonder de mogelijkheid om met je in gesprek te gaan, kunnen wij geen verdere actie ondernemen op je klacht. Dit past bij onze kernwaarden: wij geloven dat echte oplossingen ontstaan door open communicatie.

8. Vertrouwelijkheid

Alle informatie die je met ons deelt in het kader van een klacht behandelen wij vertrouwelijk. Wij delen deze gegevens niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de behandeling van je klacht en je hier toestemming voor hebt gegeven.

9. Contact

Voor het indienen van een klacht:

klachten@theheadroom.nl

The Headroom B.V.

Utrechtseweg 47

1213 TL Hilversum