PRIVACYBELEID

PRIVACYVERKLARING

The Headroom, onderdeel van The Headroom Group, respecteert de privacy van alle personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt, in het bijzonder de rechten van betrokkenen met betrekking tot de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens.

Vanwege volledige transparantie richting onze klanten, relaties, leveranciers, partners en bezoekers van onze platforms (waaronder de website), hebben wij een beleid geformuleerd en geïmplementeerd met betrekking tot deze verwerkingen, het doel ervan, en de mogelijkheden voor betrokkenen om hun rechten zo goed mogelijk uit te oefenen.

Voor alle aanvullende informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt u terecht op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens:

> Lees meer over autoriteit persoonsgegevens.

De huidige versie van de privacyverklaring is de enige versie die van toepassing is.

Totdat u op de website het gebruik van cookies en andere tracking systems accepteert, plaatsen wij geen niet-geanonimiseerde analytische cookies en/of tracking cookies op uw computer, mobiele telefoon of tablet. Met het voortzetten van het bezoek van de Website accepteert u de volgende gebruikersvoorwaarden.

Artikel 1 – Wettelijke bepalingen

1. Deze privacyverklaring geldt voor de verwerking van persoonsgegevens door The Headroom in het algemeen, inclusief maar niet uitsluitend, via de website, digitale communicatie, interne systemen en klantdossiers.

2. Website (hierna ook “de website”): www.theheadroom.nl

3. Verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens (Hierna ook: “De beheerder”): The Headroom, onderdeel van The Headroom Group, gevestigd te Utrechtseweg 47, 1213 TL Hilversum, kvk-nummer: 65627377.

Artikel 2 – Toegang tot de website

De toegang tot de website en het gebruik is strikt persoonlijk. U zult deze website alsook de gegevens en informatie die daarop verstrekt worden niet gebruiken voor commerciële, politieke of publicitaire doeleinden, dan wel voor enige commerciële aanbiedingen en in het bijzonder niet gebruiken voor ongevraagde elektronische aanbiedingen.

Let op: deze bepaling heeft specifiek betrekking op het gebruik van de website. Voor andere digitale kanalen en systemen van The Headroom gelden aanvullende gebruiksbepalingen die met betrokkenen worden overeengekomen in het kader van samenwerking of dienstverlening.

Artikel 3 – De content van de website

Alle merken, afbeeldingen, teksten, commentaren, illustraties, (animatie)plaatjes, videobeelden, geluiden, alsook alle technische applicaties die gebruikt kunnen worden om de website te laten functioneren en meer in het algemeen alle onderdelen die op deze site zijn gebruikt, zijn beschermd bij wet door intellectuele eigendomsrechten. Iedere reproductie, herhaling, gebruik of aanpassing, op welke wijze dan ook, van het geheel of slechts een onderdeel ervan, met inbegrip van de technische applicaties, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de verantwoordelijke, is ten strengste verboden. Indien de beheerder niet meteen actie onderneemt tegen enig inbreuk, kan dat niet worden opgevat als stilzwijgende toestemming dan wel het afzien van rechtsvervolging.

Deze bepalingen hebben specifiek betrekking op de website en de daarop gepubliceerde inhoud. The Headroom hanteert vergelijkbare uitgangspunten voor alle andere digitale of fysieke dragers van informatie die zij beheert.

Artikel 4 – Het beheer van de website

Voor het goede beheer van de website kan de beheerder op ieder moment:

• De toegang aan een bepaalde categorie bezoekers schorsen, onderbreken of beperken tot de gehele of een gedeelte van de website
• Alle informatie verwijderen die het functioneren van de website kan verstoren of in strijd is met nationale of internationale wetgeving of in strijd is met internet-etiquette
• De website tijdelijk niet beschikbaar hebben teneinde updates uit te kunnen voeren

Het beheer van overige communicatiemiddelen, interne systemen en digitale processen binnen The Headroom wordt overeenkomstig beheerd, met toepassing van passende beveiligings- en toegankelijkheidsmaatregelen.

Artikel 5 – Verantwoordelijkheden

De beheerder is in geen geval verantwoordelijk voor falen, storingen, moeilijkheden of onderbrekingen van het functioneren van de website, waardoor de website of een van zijn functionaliteiten niet toegankelijk is. De wijze waarop u verbinding zoekt met de website is uw eigen verantwoordelijkheid. U dient zelf alle geschikte maatregelen te treffen om uw apparatuur en uw gegevens te beschermen tegen onder andere virusaanvallen op het internet. U bent bovendien zelf verantwoordelijk voor de websites en de gegevens die u op internet raadpleegt.

De beheerder is niet aansprakelijk voor juridische procedures die tegen u worden gevoerd:

• Vanwege het gebruik van de website of diensten toegankelijk via internet
• Vanwege het schenden van de voorwaarden van deze privacy policy

De beheerder is niet verantwoordelijk voor enige schade die u zelf oploopt, dan wel derden of uw apparatuur oplopen als gevolg van uw verbinding met of het gebruik van de website. U zult zich onthouden van iedere actie tegen de beheerder als gevolg hiervan.

Indien de beheerder betrokken raakt bij een geschil als gevolg van uw gebruik van deze website, is hij gerechtigd alle schade die hij dientengevolge lijdt en nog zal lijden op u te verhalen.

Voor diensten en communicatie buiten de website geldt: The Headroom treft passende organisatorische en technische maatregelen om risico’s te beperken, maar blijft binnen redelijke grenzen aansprakelijkheid uitsluiten zoals hierboven geschetst.

Artikel 6 – Het verzamelen van gegevens

Uw gegevens worden verzameld door The Headroom onderdeel van The Headroom Group. Onder persoonsgegevens worden verstaan: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit.

De persoonsgegevens die op de website worden verzameld worden hoofdzakelijk gebruikt door de beheerder voor het onderhouden van relaties met u en indien aan de orde voor het verwerken van uw bestellingen.

Daarnaast verzamelt The Headroom ook gegevens via contactmomenten, contractuele samenwerking, digitale communicatie, interne platforms (zoals Microsoft 365) en dienstverlening in bredere zin. Alle verzamelde gegevens worden verwerkt conform de beginselen van doelbinding, minimale gegevensverwerking en beveiliging zoals vastgelegd in de AVG.

Artikel 7 – Uw rechten met betrekking tot uw gegevens

Op grond van artikel 13 lid 2 sub b AVG heeft eenieder recht op inzage van en rectificatie of wissing van zijn persoonsgegevens of beperking van de hem betreffende verwerking, alsmede het recht tegen de verwerking bezwaar te maken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. U kunt deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via info@theheadroom.nl.

Ieder verzoek daartoe dient te worden vergezeld van een kopie van een geldig identiteitsbewijs, waarop u uw handtekening heeft gezet en onder vermelding van het adres waarop er met u contact kan worden opgenomen. Binnen 1 maand na het ingediende verzoek, krijgt u antwoord op uw verzoek. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en het aantal van de verzoeken kan deze termijn indien nodig met 2 maanden worden verlengd.

Artikel 8 – Verwerking van persoonsgegevens

In geval van schending van enige wet- of regelgeving, waarvan de bezoeker wordt verdacht en waarvoor de autoriteiten persoonsgegevens nodig hebben die de beheerder heeft verzameld, worden deze aan hen verstrekt na een uitdrukkelijk en gemotiveerd verzoek van die autoriteiten, waarna deze persoonsgegevens mitsdien niet meer onder de bescherming van de bepalingen van deze privacyverklaring vallen.

Indien bepaalde informatie noodzakelijk is om toegang te krijgen tot bepaalde functionaliteiten van de website, zal de verantwoordelijke het verplichte karakter van deze informatie aangeven op het moment van het vragen van de gegevens.

Artikel 9 – Commerciële aanbiedingen

U kunt commerciële aanbiedingen krijgen van de beheerder. Indien u deze niet (meer) wenst te ontvangen, stuurt u een mail naar het volgende adres: info@theheadroom.nl.

Indien u tijdens het bezoek van de website enige persoonsgegevens tegenkomt, dient u zich te onthouden van het verzamelen ervan of van enig ander ongeoorloofd gebruik alsook van iedere daad die een inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van die perso(o)n(en) oplevert. De beheerder is in geen geval verantwoordelijk in bovengenoemde situaties.

Artikel 10 – Bewaartermijn gegevens

De door de beheerder van website verzamelde gegevens worden gebruikt en bewaard voor de duur zoals deze bij wet is bepaald.

Dit geldt ook voor persoonsgegevens die worden verwerkt buiten de website om, bijvoorbeeld in het kader van coachingstrajecten, samenwerkingen of onderzoek. The Headroom bewaart geen gegevens langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking, tenzij wettelijke verplichtingen anders bepalen.

Artikel 10.A –Digitale systemen en gegevensverwerking (OneDrive, Teams, Office 365)

The Headroom maakt voor haar dienstverlening gebruik van Microsoft 365-producten, waaronder OneDrive, Microsoft Teams en Office-applicaties (zoals Outlook, Word en Excel).

Opslag en gegevensbeheer via OneDrive:

Persoonsgegevens worden veilig opgeslagen in OneDrive for Business. Deze opslagomgeving is uitsluitend toegankelijk voor bevoegde medewerkers van The Headroom en is beveiligd met multi-factor authenticatie. De data wordt opgeslagen op servers binnen de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij expliciet anders vermeld.

Interne communicatie via Teams:

Binnen The Headroom wordt Microsoft Teams gebruikt voor interne communicatie, videobellen en documentdeling. Indien persoonsgegevens via deze weg worden gedeeld, geldt hetzelfde beveiligingsniveau als binnen OneDrive en worden deze behandeld conform de geldende AVG-regels.

Documentverwerking via Office:

Documenten met persoonsgegevens worden verwerkt via Microsoft Word, Excel en Outlook. Deze toepassingen zijn gekoppeld aan beveiligde cloudopslag en worden uitsluitend gebruikt binnen de professionele context van The Headroom. Er worden geen persoonsgegevens gedeeld met derden via deze applicaties zonder expliciete toestemming.

Artikel 10b – Gegevensverwerking in coaching, scans en trajecten

In het kader van haar dienstverlening verwerkt The Headroom persoonsgegevens die worden verkregen tijdens intakegesprekken, perceptiescans, interviews, groepssessies, e-learning of coachingstrajecten. Deze gegevens kunnen bestaan uit contactgegevens, contextinformatie over de organisatie, observaties, reflecties of individuele gedragsstijlen.

De verwerking vindt uitsluitend plaats op basis van expliciete toestemming of ter uitvoering van de overeenkomst. Alle gegevens worden vertrouwelijk behandeld, opgeslagen in beveiligde digitale omgevingen en nooit gedeeld met derden zonder toestemming van de betrokkene. Rapportages worden uitsluitend gebruikt voor de afgesproken doeleinden (zoals teamontwikkeling, strategische reflectie, persoonlijke groei en organisatie belang) en zijn in lijn met de waarden van The Headroom.

Artikel 10c – Gebruik van anonieme data voor onderzoek en benchmarkanalyse

The Headroom kan geanonimiseerde gegevens gebruiken voor onderzoek, analyse en benchmarking, met als doel de kwaliteit van dienstverlening te verbeteren en marktinzichten te verkrijgen. Deze gegevens zijn niet te herleiden tot natuurlijke personen.

Wanneer gegevens wel herleidbaar zijn, worden deze alleen gebruikt indien daar expliciete toestemming voor is gegeven of indien noodzakelijk in het kader van uitvoering van de overeenkomst. De resultaten van analyses worden nooit gedeeld op een wijze waarbij individuen of organisaties identificeerbaar zijn.

Artikel 10d – Samenwerking met verwerkers en externe partijen

The Headroom werkt in sommige gevallen samen met externe partijen die namens of in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken. Dit kunnen softwareleveranciers, hostingpartijen, externe adviseurs of andere dienstverleners zijn.

Met deze partijen worden verwerkersovereenkomsten gesloten waarin minimaal is vastgelegd:  het doel en de aard van de verwerking de duur van de verwerking de verplichtingen van de verwerker, waaronder geheimhouding en beveiliging  de rechten van betrokkenen

The Headroom selecteert alleen verwerkers die passende technische en organisatorische maatregelen treffen om de gegevensverwerking te beveiligen en volledig in overeenstemming te handelen met de AVG.

Persoonsgegevens worden nooit gedeeld met andere partijen zonder juridische grondslag of expliciete toestemming van de betrokkene.

Artikel 11 – Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij bezoek aan onze website geplaatst wordt op de harde schijf van uw computer. Een cookie bevat gegevens zodat u bij elk bezoek aan onze website als bezoeker kan worden herkend. Het is dan mogelijk om onze website speciaal op u in te stellen en het inloggen te vergemakkelijken.

Wij gebruiken de volgende soorten cookies op onze website:

• Functionele cookies: zoals sessie en login cookies voor het bijhouden van sessie en inloginformatie.
• Geanonimiseerde Analytische cookies: om inzage te krijgen in het bezoek aan onze website op basis van informatie over bezoekersaantallen, populaire pagina’s en onderwerpen. Op deze wijze kunnen we de communicatie en informatievoorziening beter afstemmen op de behoeften van bezoekers van onze website. We kunnen niet zien wie onze websites bezoekt of vanaf welke pc het bezoek plaatsvindt.

Meer specifiek gebruiken wij de volgende cookies:

• Geen overige cookies

Wanneer u onze website bezoekt kunnen cookies afkomstig van de verantwoordelijke of derden op uw apparatuur worden geïnstalleerd.

Voor meer informatie over het gebruik, beheer en de verwijdering van cookies, nodigen wij u uit om de volgende link te raadplegen:

> Lees meer over autoriteit persoonsgegevens

Artikel 12 – Beeldmateriaal en aangeboden producten

Aan het beeldmateriaal dat behoort bij de aangeboden producten op de website kunnen geen rechten worden ontleend.

Artikel 13 – Toepasselijk recht

Op deze voorwaarden is Nederlands Recht van toepassing. De rechtbank van de vestigingsplaats van de beheerder is exclusief bevoegd bij eventuele geschillen omtrent deze voorwaarden, behoudens wanneer hierop een wettelijke uitzondering van toepassing is.

Artikel 14 – Contact

Voor vragen, productinformatie of informatie over de website zelf, kunt u zich richten tot: Beheer van The Headroom
info@theheadroom.nl.

The Headroom behoudt zich het recht voor dit privacybeleid periodiek te herzien. De meest actuele versie is altijd beschikbaar via www.theheadroom.nl/privacybeleid. We raden u aan dit beleid regelmatig te raadplegen.

Voor privacy gerelateerde vragen of meldingen kunt u ook contact opnemen met onze interne privacycoördinator via privacy@theheadroom.nl. Deze functionaris ziet toe op correcte naleving van de AVG binnen onze processen.

> Lees meer over de wet data bescherming van de Europese Commissie.

Deze privacyverklaring is van toepassing sinds januari 2020, bijgewerkt in 2025