Privacy en dataHoe wij omgaan met jouw informatie.
Waarom we data gebruiken
Voor goed advies hebben we informatie nodig. Soms zachte informatie (gesprekken, observaties), soms harde informatie (assessment-uitslagen, vragenlijsten). Wij verwerken die data zorgvuldig, met respect voor jouw privacy en die van de mensen om je heen.
In welke situaties verwerken we persoonsgegevens?
1. De Perceptie Scan: interviews en gesprekken
In ongeveer de helft van onze trajecten zetten we onze Perceptie Scan in. We voeren diepte-interviews met directie, MT, teamleden en individuele medewerkers. We maken aantekeningen, soms opnamen (alleen met expliciete toestemming). Wat je in een individueel gesprek deelt, blijft vertrouwelijk en wordt niet één-op-één teruggekoppeld aan je leidinggevende, tenzij we daar samen afspraken over maken.
Bewaartermijn: alle uitkomsten van een Perceptie Scan worden na de teamsessies en de terugkoppeling verwijderd. Dit betreft zowel de ruwe aantekeningen als de verwerkte uitkomsten. Er wordt niets bewaard, tenzij dit expliciet is besproken en goedgekeurd door zowel de klant als The Headroom.
Belangrijk: de uitkomsten van een Perceptie Scan zijn geen rapportage. Ze worden mondeling teruggekoppeld in teamsessies en vervolgens verwijderd. Rapportages worden uitsluitend opgesteld bij assessments en vergelijkbare trajecten waar dit vooraf is afgesproken.
2. Rapportages en analyses
Op basis van interviews en observaties maken we rapportages voor de opdrachtgever. We zorgen dat individuele uitspraken niet herleidbaar zijn, tenzij dat expliciet is afgesproken (bijvoorbeeld bij individuele coaching of 360-feedback).
Bewaartermijn: ook rapportages worden na afronding van het traject verwijderd, tenzij expliciet anders is afgesproken met de klant. Er wordt niets standaard bewaard.
3. Klantportaal (hub.theheadroom.nl)
In ons klantportaal verzamelen we trajectinformatie, opdrachten, voortgang, en gedeelde documenten. De toegang is beveiligd. Alleen jij en de betrokken adviseurs van The Headroom hebben toegang.
4. Perceptie Hub (online vragenlijsten)
In de Perceptie Hub zetten we anonieme of pseudonieme vragenlijsten uit binnen organisaties. Antwoorden worden geaggregeerd; individuele antwoorden zijn voor de opdrachtgever niet herleidbaar (tenzij expliciet anders afgesproken bij specifieke 360-feedbackopdrachten).
5. Assessments via TMA en Me+U
Voor assessments gebruiken we de tools van onze partners TMA en Me+U. De data wordt door deze partners verwerkt onder hun eigen privacyvoorwaarden. Wij gebruiken de uitslagen alleen voor het afgesproken doel.
6. Brain Insights
Brain Insights is onze eigen tool voor inzicht in patronen en stressreacties op fysiologisch niveau. Deelname is altijd vrijwillig. We leggen vooraf vast wat we meten, waarom en wie de uitslagen ziet.
7. Whitepapers en downloads
Wanneer je een whitepaper downloadt, vragen we naam, e-mail en organisatie. We gebruiken deze gegevens om je de whitepaper te sturen en (alleen als je daar expliciet voor kiest) om je af en toe een update te sturen.
8. Offertes en facturen via TimeChimp
Onze administratie verloopt via TimeChimp, onze partner. Offertes en facturen ontvang je via persoonlijke e-maillinks. TimeChimp verwerkt naam, organisatie, e-mail en factuurgegevens onder hun eigen verwerkersovereenkomst met ons.
Jouw rechten
- Inzage in welke gegevens wij van jou verwerken
- Correctie van onjuiste gegevens
- Verwijdering van gegevens (binnen wettelijke bewaartermijnen)
- Bezwaar tegen specifieke verwerkingen
- Een kopie van jouw gegevens (dataportabiliteit)
Stuur een bericht naar info@theheadroom.nl en we nemen binnen vijf werkdagen contact met je op.